はじめに
GIGAスクール構想のおかげで、今や学校では生徒一人一台のPCやタブレットが当たり前になりましたね。ICT（情報通信技術）環境の整備は進んでいますが、その裏側で、先生方の「備品管理」の負担が急増していませんか？カメラ、マイク、プロジェクター、デジタル教材...。貸し出す物品が増えたせいで、本来の教育指導や生徒のサポートに集中できない。そんな「名もなき仕事」に追われている先生方に、朗報です！クラウド貸出管理サービス「カシカン」が、その悩みをシンプルに解決します。
GIGAスクール時代、教育現場の物品管理はなぜ大変になったのか？
1. GIGAスクール構想がもたらす「管理業務クライシス」
近年、国が推進するGIGAスクール構想によって、学校教育におけるICT（情報通信技術）環境の整備が加速しています。ICTとは、モバイルデバイスの普及、ネットワーク化、デジタル化といった技術の進展を指します。
この構想の進展により、生徒一人一台端末だけでなく、オンラインミーティングツールやカメラ、プロジェクターなどのデジタル備品が校内に急増しました。複数の教職員や生徒がこれらの備品を利用する場面が増え、その貸出・在庫管理の重要性が高まっています。
教育分野におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）利用者の利便性向上と運営業務の効率化が期待されています。
2. 従来の管理方法の限界：なぜ「名もなき仕事」が増えるのか
貸出管理とは、組織が所有する備品を一時的に借りる状況を正確に管理することですが、適切な管理がされないと、紛失や無駄なコスト、業務の進行への悪影響を及ぼす可能性があります。
従来の紙やExcel台帳を使った物品管理には、限界があります。
- 手間と時間の増大：物品管理表をExcelベースで行う場合、手入力で登録・更新が必要なため、時間と労力がかかります。
- リアルタイム性の欠如：リアルタイムでの情報更新が困難なため、備品の紛失や行方不明のリスクが高まります。企業や社内（学校も同様）では、「あれはどこにありますか？」といった問い合わせ対応に時間を取られがちで、これが「名もなき仕事」として教職員の負担を増やしています。
- ミスのリスク：手入力による記入漏れやミスが発生しやすいという問題もあります。
こうした煩雑な管理業務に追われる時間を削減し、教職員が生徒の読書活動推進や学習支援といった人にしかできない本来の役割に集中できる環境を整えることが、GIGAスクール時代に求められる教育現場のDXなのです。
3. ICTを活用した物品管理で「時間」を創出する
図書館業務の効率化とサービスの高度化を目的に導入されるコンピューターシステムを図書館システムと呼びます。図書館をコンピューター化する最大のメリットは、管理業務の簡略化です。
- 効率化の具体例：図書館では、ICタグ（RFID）技術を活用することで、貸出業務を効率化し、蔵書点検などの管理業務の負荷を軽減しています。これにより創出された時間を、フロアサービス（案内係の配置など）の向上に充てています。
- 識別子による管理：図書館システムには、縦と横に情報を記録できるQRコードが活用されており、膨大な文字情報を記録できるため、蔵書点検や貸出管理に活用できます。バーコードやICタグ、QRコードを使うことで、貸出・返却手続きを素早く行い、在庫状況をリアルタイムで確認可能になります。
物品管理をデジタル化し効率化を図ることは、教職員が教育支援という本来の役割に時間をかけられる環境を整えるための必須条件です。
カシカンが実現する物品管理のスマート化
煩雑な物品管理の課題を解決し、教育現場のDXをサポートするのが、クラウドベースの貸出管理サービス「カシカン」です。
1. 無料で今すぐ始められる！安心のクラウドサービス
カシカンは、保育園、児童館、学校などの各種施設で実際に導入実績を持ち、高い評価を得ています。
- 初期費用ゼロ、無料から利用可能：カシカンは無料から利用を開始できる点が大きな特徴です。初期導入費ゼロで始められ、運用コストも安価なため、初めてシステムを導入する学校や少人数での利用に最適です。
- クラウド型の利点：クラウドサービス（SaaS）は、自社でサーバーを保有する必要がないため、初期費用が安く、サーバー管理や保守の業務負担やコスト負担がないのが魅力です。
- シンプルな操作性：初心者向けに設計されたシンプルで直感的なUI（ユーザーインターフェース）が特徴で、多機能でありながら操作が簡単です。
2. 貸出・登録業務を圧倒的に時短！
カシカンを導入することで、煩雑な手作業を減らし、時間を創出するための機能が利用できます。
- QRコードによる運用：カシカンではQRコードを活用して物品の管理が可能です。印刷したQRコードを備品に貼り付けておくことで、利用者は手元の備品から即座にカシカン上での予約手続きに移ることができます。
- 書籍情報の自動取得：書籍のISBNコードを読み取るだけで、書籍情報や書影が自動で登録できます。
- 物品の一括登録：大量の備品がある場合、ExcelやCSV形式のファイルデータから物品情報を直接取り込むことができ、データ入力の手間を大幅に削減できます。
- リアルタイムな状況把握：貸出状況や返却予定日をリアルタイムで一元管理できるインターフェースを提供します。
3. 授業・行事運営を支える多彩な機能
カシカンには、学校現場での利用に適した多彩な機能が搭載されています。
- カシカンでは、登録したい備品が大量にある場合、一括登録機能でエクセルやスプレッドシート、CSV形式のファイルデータから直接備品の情報を取り込むことが出来るため、データ入力の手間を大幅に削減できます。また、バーコードを使って書籍を自動的に登録することも出来ます。
- カシカンでは、貸し出す備品の貸出予定日の前日や、返却予定日の前日と当日に利用者に対して通知が送られるリマインダー機能、また延滞時に通知を行う機能があります。これにより、返却忘れなどの防止に繋がります。
- カシカンでは、登録済みの備品を簡単に検索することができます。登録した際の名前や説明文、タグなどで検索できるほか、スマートフォンのカメラを使ってバーコードから書籍を検索することも出来ます。
- グループの作成者は、所属するメンバーに対してタグを付与することができます。メンバーのアカウント名のほかに把握しておきたい情報や覚えておきたいことをタグとして整理して、いつでも確認できるようにします。たとえばオフィスで使用する場合、そのメンバーがどこの部署に所属しているかなどをタグづけすることができます。
- まだ漢字の読めないこども向けに、カシカンで表示する文字を全てひらがなにすることができます。これで子供が自分たちで借りたいものを選び、貸出を行えるようになります。
カシカンには他にも、グループ機能を活用した備品のシェアリングや、グループの管理者から利用者全員へのお知らせ機能、備品の最長利用日数の設定や返却時の確認項目など、細かなルールが設定できます。
まとめ：「カシカン」導入で、先生の「本来の仕事」を取り戻そう
GIGAスクール構想の進展は、管理業務のDXを必須にしました。システム導入による業務効率化は、教職員が生徒の学習支援という本来の役割に時間を集中させるための鍵です。無料で始められる手軽さと、現場での使いやすさにこだわった「カシカン」は、学校の物品管理におけるDX推進の強力なパートナーです。まずは無料でお試しいただき、その便利さをぜひ体感してください！
カシカンのより詳しい機能にご興味がある方はぜひ、カシカンの公式サイトやカシカン使い方ブログをご覧ください。
